Bezoekersreglement Gemeentearchief Venlo 2022
In dit bezoekersreglement wordt een aantal regels gegeven die een goede gang van zaken dienen te bevorderen binnen het gebouw van het gemeentearchief. Bezoekers worden geacht deze regels te respecteren.
Een groot deel van deze regels heeft rechtstreeks betrekking op het behoud van het unieke en veelal kostbare archiefmateriaal dat door het gemeentearchief wordt beheerd. Archiefstukken, boeken en tijdschriften zijn onderhevig aan natuurlijk verval en hebben daarnaast te lijden van gebruiks- of andere schade. Daarom is bij de raadpleging hiervan een zorgvuldige behandeling van groot belang.
Overal waar in dit reglement wordt gesproken over ‘het gebouw’ wordt bedoeld de locatie van het gemeentearchief aan de Dokter Blumenkampstraat 1, tenzij anders aangegeven.
ARTIKEL 1 - Algemeen
1.1 Het gemeentearchief is te bereiken op het volgende adres:
Gemeentearchief Venlo
Dokter Blumenkampstraat 1, 5914 PV Venlo
Telefoon: 077-3597200
E-mail: archief@venlo.nl
Internet: archief.venlo.nl
1.2 Het gebouw is geopend van maandag t/m vrijdag van 8.00 tot 16.30 uur.
1.3 In het gebouw geldt een algeheel rookverbod.
1.4 In het gebouw bevinden zich twee studiezalen voor de raadpleging van (originele) archiefstukken, waarvoor bijzondere regels gelden. Studiezaal AR 009 is als ‘stilteruimte’ bestemd voor de raadpleging van (originele) archiefstukken. Studiezaal AR 011 is bestemd voor ‘zelfbediening’, zoals de raadpleging van gefotokopieerde archiefstukken, microfiches, gedigitaliseerde archiefbestanden, boeken en tijdschriften.
1.5 De openingstijden van deze twee studiezalen worden vastgesteld door de gemeentearchivaris of het hoofd gemeentearchief en gepubliceerd op de website van het gemeentearchief.
1.6 In bijzondere gevallen kan de gemeentearchivaris of het hoofd gemeentearchief besluiten tot beperkte of volledige sluiting of tot andere beperking van de dienstverlening gedurende de vastgestelde openingstijden van de studiezalen.
ARTIKEL 2 - Toegang bezoekers
2.1 De bezoekers voor raadpleging van archiefstukken hebben alleen toegang tot de studiezalen AR 009 en AR 0011.
2.2 De bezoekers die gebruikmaken van faciliteiten in het gebouw voor vergaderingen, instructies, lezingen of presentaties hebben op afspraak toegang tot AR 008 ‘vergaderruimte’, AR 013 ‘educatieve ruimte’ of AR 017 ‘filmzaal’. Zij hebben geen toegang tot de studiezalen AR 009 en AR 011.
2.3 De gemeentearchivaris of het hoofd gemeentearchief kan bepalen dat andere dan in lid 2.1 en 2.2 genoemde ruimten voor het publiek toegankelijk zijn op door hen vastgestelde tijden.
2.4 Jassen, koffertjes, handtassen etc. zijn in de studiezalen AR009 en AR011 niet toegestaan. Deze spullen kunnen worden opgeborgen in de garderobe en in de daarvoor bestemde kluisjes. Het gemeentearchief Venlo is niet aansprakelijk voor verlies van of schade aan eigendommen van bezoekers.
2.5 Eten en drinken is in de studiezalen niet toegestaan. In het gebouw zijn voor bezoekers zitplaatsen aangewezen voor eten en drinken.
2.6 In het geval van een calamiteit dient de bezoeker de instructies op te volgen van de studiezaalmedewerkers en/of medewerkers Bedrijfshulpverlening (BHV).
2.7. De toiletten op de begane grond mogen worden gebruikt door bezoekers.
ARTIKEL 3 - Registratie
3.1 Bij het eerste bezoek voor raadpleging van (originele) archiefstukken, boeken of tijdschriften worden aan de bezoeker persoonsgegevens gevraagd, die worden vastgelegd in een collectiebeheerssysteem. De bezoeker dient zich te legitimeren door een (geldig) paspoort, identiteitskaart of rijbewijs te tonen.
3.2 In onze bezoekersregistratie worden de volgende gegevens opgenomen:
- Bezoekersnummer
- Naam en adresgegevens
- Uitleenhistorie
- Datum van bezoek
- Telefoonnummer
- E-mailadres
Deze persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
-
- Om een aanvraag van een archiefstuk aan de juiste bezoeker te koppelen.
- Voor de opsporing van archiefstukken, boeken of tijdschriften bij schade, vermissing of (een vermoeden van) diefstal.
- Voor statistische doeleinden. In dat geval worden de gegevens geanonimiseerd.
3.3 Na registratie wordt een bezoekerspas uitgereikt. Deze pas is strikt persoonlijk. Verlies of diefstal moet gemeld worden bij het gemeentearchief Venlo.
3.4 Bij ieder voorgenomen bezoek aan de studiezalen dient de bezoeker zich te melden voor de registratie van zijn aanwezigheid.
3.5 Door akkoord te gaan met de registratie van zijn/haar persoonsgegevens, gaat de bezoeker ook akkoord met de regels zoals geformuleerd in dit bezoekersreglement.
3.6 Twaalf maanden na het laatste bezoek worden de geregistreerde persoonsgegevens verwijderd. Voor een nieuw bezoek dient de bezoeker zich weer in te schrijven zoals aangegeven in artikel 3.1.
ARTIKEL 4 - Gedragsregels studiezaal
4.1 In studiezaal ‘stilteruimte’ AR 009 wordt stilte op prijs gesteld. Indien een bezoeker iets wil vragen, zeggen of bespreken kan gebruik gemaakt worden van studiezaal AR 011 voor gesprekken op gedempte toon.
4.2 Een schrijfblok, map, potlood, laptop zonder tas, mobiele telefoon, tablet en een digitale camera zonder tas zijn in de studiezalen toegestaan. Alle andere zaken kunnen in de garderobe en in de daarvoor bestemde kluisjes worden opgeborgen.
4.3 In studiezaal ‘stilteruimte ’AR 009 dient het geluid van mobiele telefoons te zijn uitgeschakeld; telefoneren is niet toegestaan. In studiezaal AR 011 kan de bezoeker gebruik maken van zijn mobiele telefoon voor gesprekken op gedempte toon.
4.4 De pc’s in studiezaal AR 011 zijn uitsluitend bedoeld voor archiefgerelateerd onderzoek en het aanvragen van archiefstukken en boeken.
4.5 Studiezaalmedewerkers kunnen bezoekers attenderen op het verstoren van rust en orde en hen verzoeken om de regels na te leven.
ARTIKEL 5 - Raadpleging van archiefstukken
5.1 Bezoekers kunnen uitsluitend op vertoon van een bezoekerspas (originele) archiefstukken, boeken of tijdschriften aanvragen.
5.2 Originele materialen, zoals archiefstukken, boeken en tijdschriften, kunnen uitsluitend in studiezaal ‘stilteruimte’ AR 009 worden ingezien. Uitlening van deze materialen aan bezoekers is niet mogelijk.
5.3 Van de bezoeker wordt verwacht te allen tijde als een goede huisvader om te gaan met originele materialen. Hieronder wordt onder andere verstaan dat archiefstukken, boeken en tijdschriften:
- voorzichtig worden gehanteerd en met schone handen aangeraakt;
- niet worden gevouwen of gescheurd;
- niet in een andere volgorde worden geplaatst;
- niet worden gebruikt als ondergrond om op te schrijven;
5.4 Studiezaalmedewerkers kunnen ter plekke nadere aanwijzingen geven omtrent de hantering van kostbare en kwetsbare archiefstukken, boeken of tijdschriften. Bezoekers worden geacht deze aanwijzingen op te volgen.
5.5 Studiezaalmedewerkers kunnen grenzen stellen aan het aantal originele archiefstukken dat een bezoeker tegelijkertijd in de studiezaal raadpleegt.
5.6 Originele archiefstukken die in gekopieerde vorm of op microfiches aanwezig zijn of die in gedigitaliseerde vorm via de pc kunnen worden geraadpleegd, worden niet ter beschikking gesteld voor raadpleging. Deze bepaling heeft ook betrekking op foto’s en ander beeldmateriaal die via de beeldbank kunnen worden geraadpleegd.
5.7 Originele archiefstukken, die in de toegang van een archief (plaatsingslijst of inventaris) zijn gekenmerkt als zijnde in slechte materiële staat, worden niet ter beschikking gesteld voor raadpleging.
5.8 Originele archiefstukken die in de toegang van een archief (plaatsingslijst of inventaris) zijn gekenmerkt als zijnde niet openbaar, worden niet ter beschikking gesteld voor raadpleging.
5.9 Voor inzage van de archiefstukken zoals bedoeld in de artikelen 5.6, 5.7 en 5.8 bestaat een afzonderlijke procedure om raadpleging alsnog geheel of gedeeltelijk toe te staan. Daarvoor is op de website een formulier beschikbaar waarop de bezoeker een gemotiveerd verzoek dient in te vullen. De gemeentearchivaris kan op basis hiervan een ontheffing verlenen. Bij een gehele of gedeeltelijke afwijzing van een aanvraag voor raadpleging van deze archiefstukken, kan de aanvrager bij het college van burgemeester en wethouders schriftelijk bezwaar maken.
5.10 Originele archiefstukken met beperkende bepalingen ten aanzien van de openbaarheid mogen door bezoekers, die toestemming hebben gekregen voor inzage, niet worden gefotografeerd, gekopieerd, gescand, gefilmd of aan andere bezoekers worden getoond.
5.11 Originele archiefstukken die volledig openbaar zijn mogen door bezoekers wél worden gefotografeerd, gescand of gefilmd. De bezoeker dient hierbij de uiterste zorgvuldigheid te betrachten om beschadiging te voorkomen.
5.12 Tegen betaling van legeskosten kunnen originele archiefstukken door studiezaalmedewerkers worden gefotografeerd, gekopieerd, gescand of gefilmd.
5.13 Na raadpleging geeft de bezoeker de archiefstukken in dezelfde staat en volgorde terug aan de studiezaalmedewerkers.
5.14 In geval van (verdenking van) diefstal wordt aangifte gedaan.
ARTIKEL 6 - Klachtenprocedure
Indien een bezoeker van één van de studiezalen een klacht heeft die voortvloeit uit dit reglement, kan hij of zij zich vervoegen bij de gemeentearchivaris of het hoofd gemeentearchief. Indien de bezoeker het oneens is met diens besluit, kan hij of zij een klacht indienen bij burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo.
ARTIKEL 7 - Ontzegging
7.1 Indien een bezoeker zich niet overeenkomstig dit reglement gedraagt of de aanwijzingen van het studiezaalmedewerkers niet opvolgt, kan hij of zij het verdere verblijf in de studiezaal door de gemeentearchivaris of het hoofd worden ontzegd.
7.2 Bij herhaaldelijk geconstateerde overtreding kan de gemeentearchivaris of het hoofd gemeentearchief de bezoeker voor een bepaalde periode of definitief de toegang tot de studiezaal ontzeggen. Indien de bezoeker het oneens is met dit besluit, kan hij of zij schriftelijk een klacht indienen bij burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo.
ARTIKEL 8 - Overige bepalingen
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de gemeentearchivaris of het hoofd gemeentearchief.
ARTIKEL 9 - Slotbepalingen
9.1 Dit reglement treedt in werking op de dag volgende op die waarop het is bekendgemaakt. Op die dag wordt het Bezoekersreglement 2006 ingetrokken.
9.2 Dit besluit kan worden aangehaald als ‘Bezoekersreglement Gemeentearchief Venlo 2022’.
